Референцията или иначе казано препоръката, служи за да бъде отправена официална похвала от едно физическо или юридическо лице за друго физическо или юридическо лице. Референциите не са задължителна част от представянето нито на физическото, нито на юридическото лице, но често имат доказателствена тежест за положителните качества, способностите и възможностите на този, за когото е създадена тя. Въпреки, че няма задължителни и конкретни вид, формат, дължина и съдържание, има някои правила, които ако бъдат спазени, могат да способстват за създаване на идеална и добре структурирана референция.
Истината и само истината
В една референция трябва да бъде разписана истината, само истината и нищо друго освен истината. Дори и информацията в референцията да бъде леко преувеличена, тя трябва да бъде достоверна и доказуема. В случай, че разписаното в референцията няма покритие, при поискване от заинтересовано лице, може да се стигне до негативен резултат и невярното съдържание в референцията да навреди.
Оформление на референция
Референцията не трябва да бъде прекалено дълга. Стандартно референциите се разписват в няколко параграфа, на не повече от една страница А4 формат. Идеята на референцията не е да се представят безкрайни сложни текстове, а кратко и ясно да бъдат изтъкнати преимуществата на лицето или компанията, за която се предоставя тази референция. Шрифтът трябва да е приятен за четене, без излишни заврънтулки, с размер не по- малък от 12 pt. Шрифт с размер 13pt и Times New Roman е един от най- подходящите и може смело да се твърди, че винаги е правилен избор.
Адресат
Референцията може да бъде адресирана, насочена, към конкретно друго лице, компания или институция. Но може да бъде насочена и към неопределен адресат. В първия случай се посочва прецизно адресатът, а във втория е достатъчно да се отбележи „До всички заинтересовани лица”. Референциите с конкретен адресат обикновено се използват при кандидатстване за работа, за целите на образование и обучение или при кандидатстване по конкретни програми.
Валидност на една референция
Обикновено референциите са без срок на валидност. Недопустимо е веднъж да се направи референция за отлично представяне, а в последствие адресантът да промени своето мнение и изведнъж всички негови добри отзиви за лицето, организацията или компанията да изчезнат. Поради тази причина е много важно да се обмисли всяка референция, която се пише и подписва. Просто защото тя остава завинаги.
Внимание
Всяка референция следва да бъде внимателно подготвена и за лица, компании и организации, с които реално лицето изготвящо референцията е запознато. Предоставяне на референции на непознати не е добра идея, тъй като тази референция се запазва в архивите. Освен това, завинаги лицето разписващо референцията и това, което е реферирано, остават обвързани именно с това парче хартия. А това може да изиграе много лоша шега в бъдещ момент- поради лоша репутация, скандали и други свързани с реферирания.
Всеки понякога има нужда от «една добра дума». Референцията е точно това – средство, способ, прийом, с който да бъдат изтъкнати добрите качества на лице, компания или организация. А за добре оформена референция е достатъчно да се спазят простичките правила: кратък текст с вярно съдържание, с подходящ шрифт, за познати лица, компании и организация.